Ecco l'elenco dei documenti minimi richiesti dagli enti di controllo che è
necessario conservare.
Alcuni di questi documenti dovranno essere
presenti anche in sede dell'evento.
La piattaforma FADSystem genera una serie di report sempre disponibili per la durata contrattuale (generalmente un anno dalla fine dell'evento) è pertanto consigliabile scaricare questi report per tempo e archiviarli nei propri sistemi in formato digitale (per esempio PDF)
Premessa
L'allegato F del "Manuale nazionale di accreditamento per l'erogazione di eventi ECM" (link alla normativa) prevede all'ultimo paragrafo relativo alla "conservazione delle informazioni" che:
CONSERVAZIONE DELLE INFORMAZIONI
Tutto il materiale durevole, tutte le informazioni in merito a: verifica della presenza-partecipazione, verifica dell’apprendimento, verifica qualità percepita, materiale didattico deve essere conservato per la tempistica prevista dalla normativa ECM. Nel caso di erogazione attraverso strumentazioni informatiche, al termine della fruizione da parte dei discenti, la piattaforma può essere rimossa dalla rete internet, tuttavia il provider deve garantire il mantenimento di una copia digitale (tabelle, log, tracciati, report, etc) dell’intera attività erogata per i 5 anni successivi.
Come si evince da questo paragrafo, non vi è obbligo di mantenere attiva la piattaforma dopo l'esecuzione di un corso. Questo vale in effetti sia per i corsi FAD che per i Residenziali effettuati con strumenti informatici.
Autenticazione dei Documenti rilasciati dalla piattaforma e firma degli stessi
Relativamente a tutti i documenti rilasciati dalla piattaforma è opportuno che il Responsabile Scientifico dell'Evento o il Rappresentante legale del Provider o un suo delegato inseriscano in calce al documento il luogo e la data di realizzazione del documento e apporre la propria firma. Questa operazione permette di autenticare il documento.
Documenti è report da conservare / archiviare
01 - Presenza dei partecipanti
Deve essere un documento che illustri i dati in possesso del provider relativi alla verifica della presenza dei discenti e dei docenti, qualora quest’ultimi abbiano ottenuto dei crediti. Per la Formazione Residenziale (RES) e Formazione Sul Campo (FSC), ad esempio, si può inserire la copia registro delle presenze (se previsto) con l’aggiunta di un documento riepilogativo che mostri la percentuale di presenza in aula dei discenti rispetto al totale della durata dell'evento; se invece è stato utilizzato un sistema di rilevazione delle presenze tramite badge o altri sistemi informatici potrà essere conservato un documento, estratto dal sistema di tracciatura, in cui sia verificabile la durata della presenza.
Per la Formazione A Distanza (FAD) è necessario conservare un estratto dettagliato delle operazioni effettuate dagli utenti che sono state tracciate dalla piattaforma (con descrizione dell'attività effettuata).
Documenti disponibili in piattaforma:
FAD System rende disponibili due documenti relativi alla verifica della presenza e dell'attività effettuata dai discenti:
-
Rilevazione della presenza (eventi Residenziali e FAD Sincrona)
La rilevazione della presenza viene effettuata dalla piattaforma sia per i corsi residenziali, tramite sistema a badge, sia per i corsi FAD Sincroni, tramite la rilevazione degli accessi.
Gli accessi sono rilevati anche per i corsi FAD Asincroni.
Per ottenere i report di presenza seguire i seguenti passaggi: - Accedere in piattaforma con l'account di segreteria
- Andare nella sezione Registri
- Selezionare le sessioni per le quali si intende ottenere il report di presenza
- Premere il pulsante Presenze
- Verrà generato il report delle presenze.
- Utilizzare i pulsanti per generare la visualizzazione preferita
- Si consiglia la visualizzazione senza dettagli, con gli assenti nascosti e con la visualizzazione delle percentuali attiva
- Procedere con la stampa del report
-
Rilevazione delle operazioni effettuate dagli utenti (eventi Residenziali, FAD Sincrona e Asincrona)
Questa rilevazione consente di avere un riepilogo circa l'attività degli utenti
Per ottenere i report dell'attività degli utenti seguire i seguenti passaggi - Accedere in piattaforma con l'account di segreteria
- Andare nella sessione Registri
- Premere il pulsante Partecipanti
- Verrà generato il report sintetico dell'attività dei partecipanti
- Utilizzare i filtri più opportuni (si consiglia di effettuare almeno i filtri suddivisi per Promossi e Bocciati)
- Procedere alla stampa del report
- Rilevazione dettagliata delle operazioni effettuate dagli utenti (solo per FAD Asincrona)
Questo report (a differenza di quello precedente) indica nel dettaglio tutte le operazioni effettuate dal discente nel suo percorso didattico all'interno della piattaforma.
Per ottenere questo report eseguire i seguenti passaggi - Accedere alla piattaforma con l'account di segreteria
- Premere il pulsante "Documenti di Segreteria"
- Nella sezione Documenti di segreteria scegliere la voce Percorso Formativo Discenti
- A seguito dell'elaborazione dei dati è possibile effettuare la stampa
02 - Verifica dell'apprendimento
Questi documenti sono inerenti le prove di verifica dell'apprendimento dei partecipanti. Comprende un documento/relazione generale che attesti l’evidenza della correzione. Qualora la prova di verifica sia stata effettuata tramite un questionario, anche il documento contenente le risposte corrette, unitamente alla documentazione sopra riportata.
Quanto segue si basa principalmente su quanto riportato al punto 4.10 del Manuale Nazionale di Accreditamento Eventi ECM
Documenti disponibili in piattaforma:
Ogni singolo questionario compilato dai partecipanti / discenti all'interno della piattaforma viene inviato per e-mail all'indirizzo indicato dal provider.
Ogni singola e-mail contiene:
- il nominativo del partecipante
- il codice fiscale del partecipante
- tutte le risposte fornite con la relativa correzione ovvero con l'evidenza della correzione.
Ogni singola email deve essere conservata a cura esclusiva del provider.
Si ricorda che i questionari devono essere compilati dal discente entro 3 giorni dalla fine dell'evento per gli eventi residenziali o FAD Sincrone, mentre entro l'ultimo giorno di validità per gli eventi FAD Asincrona.
Unitamente alle e-mail attestanti la compilazione del questionario di valutazione dell'apprendimento, il provider dovrà avere cura di conservare il Documento evidenza correzione.
Per ottenere questo report eseguire i seguenti passaggi
- Accedere alla piattaforma con l'account di segreteria
- Premere il pulsante "Documenti di Segreteria"
- Nella sezione Documenti di segreteria scegliere la voce Documento evidenza correzione
- A seguito dell'elaborazione dei dati è possibile effettuare la stampa
- Fare firmare il documento al Responsabile Scientifico
Note sul Documento evidenza correzione
Il Documento/relazione generale che attesti l’evidenza della correzione firmato dal responsabile scientifico è un documento richiesto nel paragrafo 4.10 del manuale di accreditamento eventi ECM
La redazione di questo documento dipende dalla modalità con cui viene svolta la verifica dell'apprendimento.
- Nel caso in cui la prova di verifica avvenga mediante questionari con quesiti a scelta quadrupla con singola risposta esatta: il documento dovrà contenere tutte le domande e tutte le risposte, con evidenza di quelle esatte, la nota che ci sono almeno 3 domande per ogni credito e indicare la modalità di correzione (manuale o automatizzata), con superamento della prova al raggiungimento del 75% di risposte esatte. Il documento dovrà essere firmato dal responsabile scientifico.
Attenzione: Per gli eventi FAD Sincroni e Asincroni questa è l'unica possibilità prevista per la verifica dell'apprendimento. - Nel caso in cui la prova di verifica avvenga mediante esame orale o pratico: il docente e/o il responsabile scientifico dell’evento attesta lo svolgimento del colloquio o della prova pratica eseguita mediante un verbale che dovrà riportare le domande sottoposte o le procedure eseguite, l’esito dell’esame, la firma del docente e/o del responsabile scientifico dell’evento e la sottoscrizione del partecipante. Nella piattaforma questo può avvenire quando viene utilizzata per la gestione di eventi residenziali o FAD Sincroni che prevedono questo tipo di prova.
- Nel caso in cui la prova di verifica avvenga mediante questionari a risposta aperta dovranno essere conservati i singoli documenti compilati dal discente con l'apposizione della firma dello stesso. Ogni questionario dovrà essere corretto, con evidenza dell'avvenuta correzione, quindi firmato dal docente e/o dal responsabile scientifico dell’evento.
- Nel caso in cui la prova di verifica avvenga tramite la produzione/elaborazione di un documento o la realizzazione di un progetto, dovranno essere conservati i singoli elaborati compilati dai discenti con l'apposizione della firma della loro firma. Ogni questionario dovrà essere corretto, con evidenza dell'avvenuta correzione, quindi firmato dal docente e/o dal responsabile scientifico dell’evento.
Riepilogando. Per le finalità del punto 02 - Verifica dell'apprendimento, il provider deve:
- Conservare tutte le e-mail inviate dalla piattaforma con i dati relativi alla compilazione e correzione per singolo partecipante.
- Documento/relazione generale che attesti l’evidenza della correzione. Questo documento è disponibile in piattaforma se il corso è impostato con la compilazione dei questionari on-line, altrimenti deve essere redatto dal provider.
03 - Scheda di valutazione della qualità percepita
La documentazione da conservare deve contenere le singole schede di valutazione consegnate dai partecipanti, oltre ad un riepilogo complessivo, domanda per domanda, in forma aggregata.
Quanto segue si basa principalmente su quanto riportato al punto 4.11 del Manuale Nazionale di Accreditamento Eventi ECM
Documenti disponibili in piattaforma:
Ogni singolo questionario di valutazione della qualità percepita compilato dai partecipanti / discenti all'interno della piattaforma viene inviato per e--mail all'indirizzo indicato dal provider.
Ogni singola e-mail viene inviata in forma anonima e contiene le singole risposte alle domande.
La piattaforma FAD System fornisce anche il report di riepilogo in forma aggregata. Per ottenerlo eseguire i seguenti passaggi:
- Accedere in piattaforma con l'account di segreteria
- Premere il pulsante "Documenti di Segreteria"
- Nella sezione Statistiche dell'Evento scegliere la voce Report QVE
- A seguito dell'elaborazione dei dati è possibile effettuare la stampa
- Conservare tutte le e-mail inviate dalla piattaforma con le singole risposte date dai partecipanti.
- Conservare il documento contenente i dati aggregati per singola domanda, disponibile nella sezione della piattaforma "Documenti di Segreteria", Statistiche
Note:
- Il Questionario di Valutazione dell'Apprendimento ha un termine perentorio per la sua compilazione, ovvero una data ultima entro cui deve essere completato. Tuttavia, il Manuale Nazionale di Accreditamento Eventi ECM non prevede un termine ultimo di compilazione per il Questionario di Valutazione dell'Evento.
In pratica, ciò significa che il discente ha la possibilità di compilare ed inviare il questionario di valutazione entro un periodo di tempo specificato dal Provider, ma comunque entro i 90 giorni dalla fine dell'evento. Questo termine è importante in quanto entro tale data è necessario inviare il report ad AGENAS.
Per agevolare la compilazione del questionario anche a distanza di tempo, la piattaforma prevede un pulsante nel registro partecipanti che consente di sollecitare i discenti a compilare il questionario anche dopo i 3 giorni per gli eventi Residenziali e FAD Sincroni, o dopo la conclusione dell'evento per gli eventi FAD Asincroni. - Qualora, per un evento residenziale, il provider preveda di utilizzare un questionario cartaceo o altra forma di verifica dell'apprendimento in sede di evento, potrà comunque far svolgere il Questionario di Valutazione dell'Evento tramite piattaforma. In questo caso sarà necessario attivare il questionario e renderlo pertanto disponibile per la compilazione contemporaneamente alla consegna del questionario cartaceo o all'inizio della prova pratica prevista per il corso.
04 - Moduli di iscrizione e dichiarazione di reclutamento
Si tratta delle schede di iscrizione compilate dai partecipanti riportanti anche la dichiarazione di reclutamento.
Scheda di iscrizione
La scheda di iscrizione viene compilata online prima della fruizione dei contenuti didattici o, per gli eventi residenziali, prima dell’ingresso in aula.
Il modulo di iscrizione raccoglie i dati necessari alla corretta gestione amministrativa dell’evento e alla generazione del Certificato ECM, nonché alla compilazione del rapporto finale e alla trasmissione del tracciato dati all’Ente accreditante.
In particolare, la scheda contiene i dati minimi richiesti dalla normativa ECM:
- Nome e Cognome
- Codice Fiscale
- Professione
- Disciplina
- Ruolo (discente)
- Condizione lavorativa (libero professionista / dipendente / convenzionato)
- Dichiarazione di reclutamento
Tali informazioni sono indispensabili per:
- la corretta attribuzione dei crediti ECM;
- la generazione del Certificato ECM conforme al modello ministeriale;
- la compilazione del rapporto finale ECM;
- la trasmissione del tracciato unico previsto dalla normativa.
Il sistema registra automaticamente data, ora e indirizzo IP della compilazione. I moduli sono archiviati nella sezione Documenti di Segreteria e sono sempre disponibili per eventuale esibizione in sede di controllo.
Dichiarazione di reclutamento
La dichiarazione di reclutamento riguarda l’eventuale partecipazione del discente all’evento su invito o finanziamento da parte di imprese commerciali operanti in ambito sanitario.
Tale informazione è utilizzata per la compilazione del rapporto ECM alla voce “partecipante reclutato” ed è uno dei dati richiesti nel tracciato ufficiale trasmesso all’Ente accreditante.
Accanto alla voce “Dichiarazione di reclutamento” è presente un indicatore informativo che consente al partecipante di approfondire il significato del termine “reclutamento” ai sensi della normativa ECM.
La dichiarazione viene resa in modalità digitale in fase di iscrizione. Nel Manuale Nazionale di Accreditamento ECM, ai paragrafi 4.9 (Disponibilità dei documenti nel luogo dell’evento) e 4.12 (Attestati ECM), nei quali viene richiamata la dichiarazione di reclutamento quale dato obbligatorio da raccogliere e conservare, non viene operata alcuna distinzione tra modalità di raccolta cartacea o digitale, né tra eventi FAD ed eventi residenziali.
In piattaforma è inoltre disponibile la sezione Moduli di iscrizione, dalla quale è possibile scaricare:
- la versione con spazio firma, per i provider che preferiscono raccogliere la firma autografa in sede;
- la versione con firma digitale (data, ora e IP di compilazione).
È altresì disponibile la sezione Elenco iscritti (versione sintetica e completa), contenente tutti i dati minimi richiesti dalla normativa ECM, inclusa l’indicazione della dichiarazione di reclutamento.
Per ogni iscrizione il sistema invia automaticamente una e-mail di notifica al provider contenente i dati del partecipante, inclusa la dichiarazione di reclutamento, costituendo ulteriore elemento documentale.
05 - Contratti di sponsorizzazione
Tutta documentazione riguardante la sponsorizzazione dell'evento.
Nel caso di eventi sponsorizzati è necessario conservare tutti i contratti. Nel caso di eventi non sponsorizzati inserire la dichiarazione di assenza di contratti di sponsorizzazione.
Se presenti, conservare copia degli altri accordi di finanziamento, creando un documento descrittivo circa queste ulteriori forme di finanziamento.
I contratti di sponsorizzazione sono fra i documenti da avere a disposizione in sede di evento ed esibiti in caso di eventuale controllo.
Documenti disponibili in piattaforma:
FAD System attualmente non gestisce i contratti di sponsorizzazione. Deve essere cura del provider conservare tali documenti
06 - Documentazione dei docenti e Responsabile Scientifico
Conservare tutta la documentazione inerente i docenti. Questa Comprende:
- Curriculum (Indicazioni operative per la redazione dei CV)
Su questo documento si invita i provider a non pubblicare, nel programma dell’evento, curricula dei docenti e moderatori con informazioni personali eccedenti e non pertinenti alla finalità di consultazione e ricerca dell’attività formativa. - Lettera d'Incarico (qui il nostro tutorial sulla redazione di una lettera d'incarico)
- Dichiarazione sul conflitto di interesse (pro forma "Conflitto interessi moderatori, relatori, formatori, tutor e docenti" rilasciato da Agenas)
- ATTENZIONE: Nella riunione del 3 luglio 2025, la Commissione Nazionale per la Formazione Continua, ha stabilito con riferimento ai procedimenti di accreditamento, l'inserimento a sistema da parte dei provider nazionali, a partire dal 1 gennaio 2026, di Cv contenenti in calce l’autodichiarazione assenza di interessi commerciali in ambito sanitario.
(link avviso)
Tutta la documentazione deve essere conservata in originale
Tutta la documentazione relativa ai docenti deve essere presente in sede di evento ed esibita in caso di eventuale controllo.
Suggerimenti aggiuntivi:
Sebbene non siano strettamente previsti dalla normativa Agenas, potrebbe essere utile avere a portata di mano i seguenti documenti:
- Per i docenti ai quali è stato riconosciuto un corrispettivo per la propria prestazione archiviare il documento fiscale emesso dal docente (fattura, parcella, prestazione occasionale, nota spese), unitamente all'attestazione del pagamento.
Documenti disponibili in piattaforma:
- FAD System rende disponibile nella sezione "Documenti di segreteria" il documento "DICHIARAZIONE RESPONSABILE SCIENTIFICO" da far compilare al responsabile scientifico.
- Per il resto, FAD System attualmente non gestisce la documentazione dei docenti. Deve essere cura del provider conservare tali documenti
07 - Materiale didattico
Il provider deve conservare tutto il materiale didattico fruito dai discenti durante l'evento.
In caso venga rilasciato ai discenti materiale didattico in forma digitale o cartacea e necessario conservare copia anche di questo materiale.
Documenti disponibili in piattaforma:
FAD System conserva in piattaforma tutto il materiale didattico fruito dai discenti durante i corsi FAD Sincroni e Asincroni.
08 - Brochure / pubblicità dell’evento
È opportuno conservare i file, preferibilmente in formato PDF, di tutte i documenti inerenti le attività di pubblicizzazione dell'evento.
Parliamo di brochure, locandine, banner, ma anche eventuale pubblicità su giornali o riviste e, nel caso sia stato realizzato un sito internet, è opportuno realizzare un estratto del sito.
Nel caso non sia stata effettuata alcuna attività, è consigliabile redigere e conservare un documento che descriva tramite quale canale i professionisti sanitari sono venuti a conoscenza dell’evento.
Documenti disponibili in piattaforma:
FAD System offre per ogni singolo corso una scheda evento.
Per salvare in PDF la scheda evento seguire i seguenti passaggi: (valido per i browser Chrome ed Edge)
- Andare nella pagina internet con la scheda evento
- Premere il pulsante destro del mouse e cercare nel menù contestuale la voce stampa
- Procedere alla stampa
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