Premessa
Aggiornamento del 28 gennaio 2025
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Argomenti Trattati
- Cos'è la lettera di Incarico
- Esempio di lettera di Incarico
- Clausole da accettare da parte dell'incaricato
- Normativa in caso di compenso ai relatori
- Applicazione della legge 165/2001
Cosa è la "Lettera di Incarico"
La lettera di incarico ad un docente rappresenta un importante strumento nella gestione degli eventi formativi. Scopo della lettera è quello di definire con chiarezza il ruolo e le responsabilità del docente, specificando il tema della relazione che dovrà svolgere e l'orario previsto per la sua esibizione. È altresì fondamentale ottenere l'autorizzazione del docente al trattamento dei propri dati personali e al loro utilizzo per finalità connesse allo svolgimento dell'evento. La lettera di incarico rappresenta pertanto un elemento di garanzia per l'organizzatore dell'evento e per il docente stesso.
Un esempio di lettera di Incarico
Gentile [Nome e Cognome del Docente],
La presente lettera ha lo scopo di incaricarla a partecipare come relatore all'evento dal titolo [Titolo dell'evento], che si terrà il [Data dell'evento] presso [Luogo dell'evento].
Il Comitato Scientifico dell'evento ha affidato alla sua competenza la realizzazione della relazione dal titolo [Titolo della relazione], che rappresenta un contributo fondamentale per la buona riuscita dell'evento. Si prevede che la sua relazione verrà svolta alle ore [Orario orientativo].
Ai sensi e per gli effetti del D. lgs. n. 196/2003 e successive modificazioni, oltre che del regolamento UE 679/2016 (GDPR), il trattamento dei suoi dati personali verrà effettuato esclusivamente per la gestione dell'incarico di cui alla presente lettera, per le attività connesse allo svolgimento dell'evento. Gli stessi potranno essere resi pubblici per finalità di trasparenza.
L'informativa sul trattamento dei dati personali da parte del Provider è disponibile al link [link all'informativa Privacy del Provider][Clausole da accettare in funzione della normativa di riferimento] (vedi paragrafo successivo)
La ringraziamo per la collaborazione e le porgiamo cordiali saluti.
[Data e Luogo]
[Firma di chi affida l'incarico] [Firma di chi accetta l'incarico]
Clausole da accettare da parte dell'incaricato
In funzione della normativa che regola il settore in cui si svolge l'evento le clausole che il docente deve accettare possono variare.
Di seguito qualche suggerimento.
Clausola per eventi ECM
Secondo il Manuale Nazionale di Accreditamento Eventi ECM i docenti devono permettere che il materiale didattico venga conservato dal provider per le verifiche svolte dagli enti accreditanti. Pertanto potremo creare il seguente paragrafo:
Con la firma della presente lettera, il Docente autorizza il trattamento dei propri dati personali ai fini della partecipazione all'evento, compreso l'utilizzo del proprio materiale didattico per le verifiche previste dal "Manuale delle verifiche dei provider" concernente le attività di vigilanza e verifica compiute dagli enti accreditanti e dai loro organismi ausiliari, in applicazione di quanto previsto dall’Accordo Stato-Regioni 2017.
In un aggiornamento del 12 dicembre 2024 alla piattaforma per l'accreditamento degli eventi, il provider deve dichiarare di aver sottoposto al responsabile scientifico, docenti, relatori, tutor e moderatori l'Informativa Formatori, consultabile al link: https://ecm.agenas.it/privacy-policy.
Pertanto si suggerisce di aggiungere, in coda al paragrafo relativo alla comunicazione circa il trattamento dei dati personali, il seguente paragrafo
Si sottopone inoltre, l'Informativa Privacy - Formatori corsi ECM di AGE.NA.S, in qualità di ente accreditante, disponibile al link https://ecm.agenas.it/privacy-policy.
Qualora si voglia utilizzare il materiale didattico anche per altri scopi, per esempio per la realizzazione di corsi FAD, sarà bene specificarlo sempre all'interno di queste clausole. Ecco la stessa formula ampliata.
Con la firma della presente lettera, il Docente autorizza il trattamento dei propri dati personali ai fini della partecipazione all'evento, compreso l'utilizzo del proprio materiale didattico per le verifiche previste dal "Manuale delle verifiche dei provider" concernente le attività di vigilanza e verifica compiute dagli enti accreditanti e dai loro organismi ausiliari, in applicazione di quanto previsto dall’Accordo Stato-Regioni 2017 e per la realizzazione di corsi FAD per il triennio in corso.
Normativa in caso di compenso ai relatori
A fronte della loro prestazione professionale è possibile accordare un compenso al relatore, il cui importo è frutto della negoziazione e dell’accordo fra le parti.
È sempre opportuno inserire nella lettera di incarico i riferimenti a compenso, alle modalità con cui verrà corrisposto e il tipo di fattura/ricevuta che il relatore dovrà emettere per ricevere il compenso.
Ecco un esempio di come potrebbe essere strutturato questo paragrafo nella lettera di Incarico
In relazione all'incarico sopra descritto, verrà corrisposto un compenso lordo di € [compenso in cifre)] ([compenso in lettere] euro), che sarà corrisposto a titolo di [per esempio rimborso spese] entro il termine di [xx] giorni dalla data di presentazione della fattura relativa al compenso stesso. Il pagamento verrà effettuato tramite bonifico bancario. Il docente dovrà emettere la fattura entro il termine di [xx] giorni dalla data dell'evento.
Chiaramente questo paragrafo deve essere personalizzato secondo le esigenze e gli accordi dell'organizzatore e del relatore.
Applicazione della legge 165/2001
In aggiunta a quanto detto sopra bisogna tener in considerazione che i dipendenti pubblici, per partecipare ad eventi che prevedano un compenso, devono ottenere l'autorizzazione dall'amministrazione di appartenenza. Nello specifico l'art. 53 della legge 165/2001 riporta "I dipendenti pubblici non possono svolgere incarichi retribuiti che non siano stati conferiti o previamente autorizzati dall’amministrazione di appartenenza" e che l’autorizzazione “deve essere richiesta all’amministrazione di appartenenza del dipendente dai soggetti pubblici o privati che intendono conferire l’incarico; può, altresì, essere richiesta dal dipendente interessato. L’amministrazione di appartenenza deve pronunciarsi sulla richiesta di autorizzazione entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta stessa”.
Per quanto riguarda le normative inerenti al compenso del relatore, sarà possibile trattare questi aspetti in un articolo successivo. Tuttavia, è importante sottolineare che l'organizzatore dell'evento o il relatore dovranno ottenere l'autorizzazione dall'amministrazione pubblica di appartenenza del relatore per poter procedere all'erogazione del compenso. Sarà opportuno pertanto pertanto di inserire una nota esplicativa nel paragrafo relativo al compenso del tipo:
Il compenso verrà erogato previa autorizzazione dell'amministrazione di appartenenza del relatore, [nome dell'amministrazione pubblica di appartenenza], già richiesta tramite lettera protocollata con numero [numero del protocollo] e data [data del protocollo].
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