La corretta gestione di un evento residenziale ECM richiede che discenti, segreterie organizzative e personale presente in sede ricevano indicazioni chiare, coerenti e conformi alle procedure previste dal provider e agli obblighi documentali richiesti dalla normativa ECM.
In molti casi le segreterie si trovano nella necessità di istruire rapidamente i partecipanti e i responsabili presenti al desk, fornendo informazioni operative su iscrizione, accesso alla piattaforma, compilazione dei questionari, rilevazione della presenza, rilascio degli attestati e acquisizione dei crediti ECM.
Questo articolo raccoglie alcuni modelli di istruzioni predisposti per agevolare tale attività, con l’obiettivo di fornire testi chiari e facilmente adattabili, utili sia per informare correttamente i discenti sia per ridurre il rischio che il materiale restituito al provider risulti incompleto, non conforme o difficilmente verificabile.
Le istruzioni proposte non sostituiscono le procedure interne del provider, ma rappresentano una base operativa che può essere modificata, integrata o semplificata in funzione del modello organizzativo adottato, delle caratteristiche dell’evento e degli strumenti effettivamente utilizzati.
Istruzioni per discenti già iscritti tramite piattaforma
Il primo modello è pensato per i discenti che effettuano l’iscrizione direttamente attraverso la piattaforma del corso e che, dopo la partecipazione all’evento residenziale, dovranno utilizzare la stessa piattaforma per completare le attività finali.
Modello istruzioni RES01
In questo caso il discente:
- si iscrive online tramite la piattaforma del corso;
- partecipa all’evento in presenza;
- firma il registro presenze in sede;
- accede alla piattaforma dopo la conclusione dell’evento;
- compila il Questionario di Valutazione dell’Evento;
- compila il Questionario di Verifica dell’Apprendimento;
- scarica, quando disponibili, l’attestato di partecipazione e il certificato ECM, se avente diritto;
- consulta o scarica eventuale materiale didattico durevole, se previsto.
Questo modello è particolarmente utile quando il provider desidera concentrare in un unico ambiente digitale tutte le attività successive alla partecipazione in aula: questionari, attestati, certificati e materiali didattici.
Istruzioni per discenti iscritti tramite altri canali
Il secondo modello è invece pensato per quei casi in cui, per scelta organizzativa del provider o dell’ente promotore, i discenti risultano iscritti all’evento tramite canali diversi dalla piattaforma formativa.
Modello istruzioni RES02
In tali situazioni, pur essendo già iscritti all’evento dal punto di vista organizzativo, i discenti devono comunque registrarsi in piattaforma per poter svolgere i questionari ECM e accedere agli eventuali documenti digitali previsti.
È importante specificare con chiarezza che, in questi casi, la registrazione in piattaforma è prevista a partire dall’apertura dell’evento e resta disponibile fino ai tre giorni successivi alla conclusione del corso.
Questa precisazione evita equivoci frequenti: il discente potrebbe infatti ritenere di essere già automaticamente abilitato alla compilazione dei questionari, mentre in realtà è necessario completare anche la registrazione sulla piattaforma indicata dal provider.
Adattamento dei modelli
I testi dei moduli possono essere adattati secondo le specifiche necessità del provider, dell’evento o della segreteria organizzativa.
È possibile modificare:
- riferimenti alla piattaforma;
- recapiti di assistenza;
- indicazioni sui materiali didattici;
- procedure di rilascio degli attestati;
- procedure di rilascio del certificato ECM;
- ogni altra informazione collegata all’organizzazione concreta del corso.
Qualora vi siano esigenze particolari, procedure diverse da quelle standard o eventi con caratteristiche specifiche, è possibile contattarci per richiedere la predisposizione di un modulo di istruzioni dedicato per i discenti.
Istruzioni operative per la segreteria in sede
Per quanto riguarda la segreteria presente in sede, non viene proposto un modulo unico e rigido (per ora😁), poiché ogni provider può adottare procedure diverse per la gestione del desk, della documentazione e dei flussi di controllo.
È tuttavia utile individuare alcuni adempimenti comuni che possono essere mantenuti, modificati, integrati o rimossi in base al modello organizzativo adottato dal provider.
Foglio firme discenti
La segreteria deve assicurarsi che ogni discente firmi correttamente il foglio firme sia in ingresso sia in uscita.
Per ciascun discente devono essere presenti:
- firma in ingresso;
- orario di ingresso;
- firma in uscita;
- orario di uscita.
Non potranno essere considerate valide le presenze dei discenti per i quali risulti assente anche solo uno dei campi richiesti.
È quindi necessario verificare con attenzione che il foglio firme sia completo prima della restituzione della documentazione al provider.
Si ricorda che, per l’acquisizione dei crediti ECM, è necessario partecipare almeno al 90% della durata del corso.
Questo significa che l’assenza massima consentita è pari al 10% della durata complessiva dell’evento, cioè 6 minuti per ogni ora di corso.
Esempio: per un corso della durata di 6 ore, l’assenza massima compatibile con il requisito del 90% è pari a 36 minuti complessivi.
Foglio firme docenti
La segreteria deve inoltre ricordare ai docenti di firmare il foglio firme docenti, secondo le modalità previste dal provider.
Anche in questo caso è opportuno verificare che la documentazione sia completa prima della chiusura dell’evento e della restituzione del materiale alla struttura organizzativa o al provider.
Iscritti in sede
Se sono disponibili posti per l'iscrizione all'evento, ci potrebbero essere casi di iscritti in sede. Questi discenti dovranno essere gestiti secondo queste procedure:
- se le iscrizioni in piattaforma sono ancora aperte al pubblico, il discente potrà iscriversi autonomamente tramite la piattaforma;
- essere aggiunti direttamente dal responsabile di segreteria, se quest’ultimo dispone delle credenziali di accesso alla piattaforma;
- compilare un modulo di iscrizione cartaceo consegnato dal responsabile di segreteria, generato direttamente dalla piattaforma oppure scaricato dal modulo generale.
I moduli cartacei compilati in sede serviranno successivamente alla segreteria per inserire correttamente i discenti in piattaforma.
In tutti questi casi, il nominativo del discente non sarà presente sul foglio firme prestampato, pertanto dovrà essere aggiunto manualmente negli appositi spazi bianchi.
È necessario spiegare al discente che potrà accedere ai questionari solo dopo l’inserimento della propria anagrafica in piattaforma. Quando l’inserimento sarà completato, il discente riceverà una comunicazione via e-mail.
Per questo motivo, i dati raccolti in sede devono essere trasmessi tempestivamente alla segreteria incaricata dell’inserimento, in modo da consentire ai discenti di completare i questionari entro i termini previsti.
Controllo finale della documentazione
Prima della consegna o dell’invio del materiale al provider, la segreteria dovrebbe effettuare un controllo finale della documentazione raccolta.
In particolare, è opportuno verificare:
- che tutti i fogli firme discenti siano presenti;
- che per ogni discente siano presenti firma e orario di ingresso;
- che per ogni discente siano presenti firma e orario di uscita;
- che il foglio firme docenti sia stato compilato e firmato;
- che eventuali ulteriori moduli previsti dal provider siano stati raccolti;
- che la documentazione sia ordinata e facilmente verificabile.
Una documentazione incompleta può impedire la corretta verifica della partecipazione e può determinare criticità nella fase di validazione delle presenze e nel successivo riconoscimento dei crediti ECM agli aventi diritto.
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